こんにちは
Excelのドリルに取り組んでいらっしゃる生徒様から、Alt+↓キーとデータの入力規則のリストとの使い分けについてご質問いただきました。
どちらもデータを入力する際に、いちいち入力するのではなくドロップダウンリストから選択することで、ミスを減らし手間を省いて作業の効率化を図るための機能です。
まずはそれぞれの使い方をご説明しますね。
【 Alt + ↓ キー】
同じ列に既に入力されているデータをドロップダウンリストとして表示するショートカット機能
使い方の手順：
ドロップダウンリストを表示させたいセルを選択 「Alt + ↓」キーを押すと、その列の既存のデータがリストとして表示される
リストから選択したいデータをクリック、または矢印キーで選択してEnter
特徴：
・事前の設定は不要、簡単に使える
・既に入力済のデータしか選択できないため、新規で表を作る場合や、新しい選択肢は手入力する必要がある
・手入力でミスがあればデータの一貫性が保てない（全角と半角の間違いやスペースの有無など）
【 データの入力規則のリスト 】
特定のリストからのみデータを選択させることができる機能
設定の手順：
リストを設定したいセル範囲を選択 「データ」タブをクリックし「データの入力規則」を選択
「設定」タブで「リスト」を選択、「元の値」に選択させたい値を入力orデータ範囲を参照 「OK」で設定を完了
特徴：
・設定したデータ以外の値は入力できないため、入力ミスが起こらずデータの一貫性が保てる
・別シートのデータを参照することが出来るため、新規で作成する場合も手入力の必要がない
・事前に設定する必要がある
・表に直接データを入力できないため、新しい選択肢が増えた場合は設定からリストの値を変更する必要がある
（但し、リストの参照先を名前で定義したりテーブルにしたりすることで手間の軽減は可能）
【使い分けのポイント 】
既存の表で同じ列に頻繁に入力するデータがある場合は、「Alt + ↓」キーが便利です。
日常的なデータ入力作業で同じ値を繰り返し入力する場合に適しています。
特定のリストから選択させたい場合や、データの一貫性を保ちたい場合は「データの入力規則」を使用します。
別シートに特定の製品リストや顧客リストがあり、それを参照して使用する場合に適しています。
「Alt + ↓」キーとデータの入力規則、同じような機能ですがどちらが使いやすいかは状況や使い方によって変わってくるかと思います。
適切な方法を選び、作業の効率化を図りましょう♪